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Primeiros passos para organizar uma festa de formatura
formatura
Por Priscila Caldeira - Equipe BBel
Publicado em 13/07/2011
Festa de formatura. Nos primeiros anos de faculdade, ela começa a fazer parte das discussões da turma. Fundamentais para o bom resultado, os primeiros passos exigem cuidado e tempo para evitar que a organização da formatura se transforme em uma grande dor de cabeça. Por isso, checar as informações das empresas (tempo de atuação no ramo e idoneidade) e ter contato com outras comissões garantem mais tranquilidade aos formandos.
Verificar toda a documentação da empresa está entre os primeiros cuidados que a comissão deve ter. Por meio do site da Receita Federal pode ser feita a checagem do CNPJ, já a procedência da empresa deve ser consultada no site do PROCON (Fundação de Proteção e Defesa do Consumidor), que permite verificar a existência de reclamações da empresa junto ao órgão.
De acordo com o advogado Rodrigo Pupe, é preciso também conferir o contrato social. "A comissão tem que verificar se a empresa tem registro deste contrato na Junta Comercial, se possui CNPJ. Também deve pedir a certidão negativa no cartório de Protestos", explica.
Para a advogada e assessora do PROCON de São Paulo, Maíra Feltrin Alves, antes de tudo a comissão precisa estabelecer um parâmetro para a festa que deseja para a formatura. "A empresa escolhida deve adequar as expectativas da turma à festa e ao orçamento disponível".
A partir daí, é fundamental que a comissão peça os contratos das empresas para verificar detalhadamente cada item contemplado neles. "Em segundo lugar, o formando deve procurar conhecer os serviços que a empresa oferece, participando dos eventos e avaliar se o espaço destinado à formatura contempla o número de pessoas presentes", esclarece.
REVISÃO DE CONTRADO
A orientação é que o contrato seja revisado por um advogado, com a finalidade de defender os interesses da empresa e da comissão. "A análise feita previamente por um advogado evita, na maioria das vezes, sérias consequências às partes pelo não cumprimento do que ficou estabelecido em suas cláusulas, principalmente as que falam sobre a rescisão", aponta o advogado Rodrigo Pupe.
Na revisão do contrato, não necessariamente deve ser contemplado tudo o que foi combinado verbalmente. Mas, de acordo com Maíra, é importante ter o registro por escrito. "Tudo o que é combinado verbalmente já é um contrato. Se essa conversa estiver registrada por e-mail facilitará a comprovação", argumenta.
Após a análise do contrato, a comissão pode propor alterações. "Qualquer proposta de mudança tem que constar como aditivo de contrato", recomenda Maíra. Se a comissão propuser alguma mudança no contrato já fechado, não necessariamente irá gerar multa. "A penalidade por alteração de cláusula ou descumprimento de contrato tem que estar clara e ser cumprida por ambas as partes", explica.
No contrato, a comissão precisa atentar para o reajuste aplicado aos serviços, como fotografia e vídeo. "É muito importante que ela observe se o contrato explicita a obrigatoriedade da compra da fotografia, por exemplo. O formando tem que ter livre escolha", diz Adriana Beraldo Lopes, proprietária e sócia gerente da Excellence Formaturas.
De acordo com Maíra, o PROCON orienta que independente do tipo de reajuste - que pode estar em conformidade com o índice oficial de inflação -, o recomendável é que a comissão tenha consciência da taxa cobrada pelo serviço. "Tem que estar claro no contrato. O mais adequado é que seja de conhecimento de ambas as partes. Se o percentual de reajuste não vier especificado, é preciso que as pessoas saibam se informar sobre a taxa que lhes será cobrada", esclarece.
Em caso de descumprimento do contrato pela empresa, o consumidor deve procurar o PROCON por telefone ou internet ou ir até postos que facilitam o acesso a serviços públicos, como o Poupatempo, em São Paulo. "A contratação é em longo prazo, por isso, o contratante deve ter todo o detalhamento. A informação prévia é resguardada no Código de Defesa do Consumidor", conclui Maíra.
3. DEFINIÇÃO DA FORMA DE PAGAMENTO
A forma de arrecadação e pagamento dos serviços sofre variação de uma empresa para outra. A comissão pode realizar a abertura de conta jurídica e fazer a prestação de contas das mensalidades efetuadas para a turma. A arrecadação financeira também pode ser feita por meio da emissão de boleto bancário, tanto pela própria comissão quanto pela empresa de formatura contratada.
"Não importa o que a comissão decide em conjunto com a empresa quando se trata da gestão de recursos. Os formandos têm de estar cientes dessas formas de cobrança e tudo tem de estar muito claro entre as partes. Na emissão do boleto, por exemplo, não pode haver cobranças", afirma Maíra, esclarecendo que na gestão de recursos entre o contratante e o contratado não cabe ao Procon interferir.
No entanto, Pupe afirma que pode haver complicação aos formandos que fizerem depósito direto na conta da empresa. "Não recomendo o depósito direto na conta da empresa, pela dificuldade que pode existir na devolução do mesmo se ocorrer problemas entre as partes. Mas essa questão deve ser votada pelos membros, pois existem outras possibilidades como o depósito identificado pelo CPF ou abertura de conta jurídica pela comissão".
O orçamento de uma formatura para a turma pode variar de 50 mil a dois milhões de reais, dependendo do número de formandos, local selecionado para a festa, cenário, bufê, bebidas e atrações (banda). As empresas costumam desenvolver festas temáticas, conforme a escolha do formando. "É possível que muitas optem por festas temáticas, relacionadas ao tema do curso ou diferenciadas como Las Vegas, Moulin Rouge, Volta ao Mundo, Circo, Oscar, Fim do Mundo", afirma Icaro Nogueira, supervisor de Marketing da Ás Eventos.
Conforme o líder de projetos da B2 agência, Tiago Tadeu, a comparação entre empresas não pode se restringir ao preço dos serviços. "Muitas vezes o mesmo item é apresentado de diferentes formas de acordo com cada proposta. A comissão deve estudar bem em detalhes aquilo que se está sendo apresentado e esclarecer todos os itens. O importante é sempre ter em mente o valor de investimento pretendido e avaliar a melhor relação custo e benefício dentro deste valor", avalia.
ORGANIZAÇÃO E ROTEIRO DE FESTAS
A organização da festa sofre algumas variações de acordo com a empresa contratada pelos formandos. As empresas podem organizar colação e baile ou uma das duas celebrações da formatura. Neste caso, é a comissão que precisa avaliar os serviços e qual empresa deseja contratar.
Há as que produzem fotografia, vídeo, cenografia e decoração da colação, do culto ecumênico e do baile. Se a comissão preferir, pode contratar alguns serviços separados da empresa responsável pela festa. Algumas delas costumam fazer o acompanhamento e assessorar a comissão no fechamento de contratos com outros fornecedores.
Os formandos de 2011 da Escola de Artes, Ciências e Humanidades da Universidade de São Paulo integraram uma comissão unificada entre os cursos, com a participação de dois alunos por turma. A comissão foi formada por 18 membros entre o presidente, vice-presidente, dois secretários, três tesoureiros, relações públicas e integrantes de comunicação interna e externa.
De acordo com a estudante de Marketing da EACH, Marina Segalla de Carvalho, inicialmente três empresas foram analisadas. "Uma delas oferecia benefícios demais para a comissão e não tinha muita transparência. Ao mesmo tempo ela era conhecida por produzir formaturas de um curso tradicional de uma grande universidade". A estudante afirma que primeiro a comissão definiu a quantidade de alunos participantes e o escopo da festa que a turma optou.
"Fechamos o bar, a iluminação e a bateria da faculdade com a mesma empresa de formatura. Já as outras duas bandas, de pagode e sertanejo, contratamos à parte. Corremos atrás do bufê também ", conta Marina
Para Pupe, a comissão deveria evitar a escolha por uma empresa na prestação de todos os serviços. "Dê preferência a não optar por uma só empresa, pela facilidade na negociação de preços e no cancelamento do contrato caso exista uma má prestação do serviço contratado", argumenta.
A organização do material gráfico, como a confecção de convites, pode ficar a cargo da empresa, porém, ela pode fazer indicações de fornecedores que atuem nesta área para a comissão. A produção de eventos anterior à formatura, como churrascos, e a pós-formatura, como os reencontros de turma, faz parte do pacote de serviços oferecidos por essas empresas.
A produção da colação de grau inclui a estrutura de palco, iluminação e gerador. Já a celebração é pré-definida pela sequência de entrada, homenagens, juramento, apresentação de vídeo e a própria colação de grau. "A comissão define as pessoas que vão participar e eventualmente muda a estrutura básica", afirma o sócio responsável da Ás eventos, Rachid Sader.
Veja como escolher vestidos de festa.